Verjaringstermijn factuur en facturen stuiten

Kees Lamper

Zakelijk
Verjaring factuur

De verjaringstermijn van een factuur, de wettelijke regels betreft vorderingen, facturen stuiten.. Het is allemaal maar een gedoe. Helaas kun je niet overal onderuit komen en soms is het nodig om je in zaken te verdiepen waar je je eigenlijk niet in wilt verdiepen. Dit hadden wij onlangs ook. Wij ontvingen een factuur van een onderneming waar wij al ruim 7 jaar geen klant meer van zijn. Eerlijk gezegd wisten we ook niet dat er nog iets niet betaald was. We vroegen ons wel af of dit nog wel betaald moest worden en daarom gingen wij op zoek naar de verjaringstermijn van een factuur.

De verjaringstermijn van een factuur

Met het zoeken naar antwoorden kwamen wij er ook achter dat veel mensen facturen ontvangen van bedrijven waar zij jaren geleden eens mee te maken hebben gehad. Steeds weer kwamen we de vraagstelling tegen of er een verjaringstermijn voor een factuur geldt en of de factuur nog wel betaald moet worden. Hierbij ontdekten wij ook dat er veel valse informatie te vinden is over de verjaringstermijn van een factuur.

Omdat wij zelf een factuur hadden ontvangen voor het gebruiken van een dienst, meer dan 7 jaar geleden, wilden wij toch de waarheid weten. Nu we de informatie toch duidelijk hebben kunnen we het net zo goed met jou delen, zodat het ook voor jou helder is, mocht je het eens nodig hebben. Bij twijfel vraag het dan na bij je boekhouder.

De factuur verjaringstermijn is 2 of 5 jaar

Er geldt een verjaringstermijn voor facturen, maar deze is niet in elke situatie gelijk. Wanneer een bedrijf een product aan een consument verkoopt en hiervoor een factuur stuurt, dan is de verjaringstermijn van de factuur 2 jaar. Heeft een onderneming een dienst aan een consument geleverd en wordt er hiervoor een factuur gestuurd? Dan is de verjaringstermijn van deze factuur 5 jaar. Facturen voor producten verjaren dus veel eerder dan facturen voor diensten. Dan zijn er nog de facturen die door bedrijven aan zakelijke klanten worden verstuurd. Hiervoor geldt een verjaringstermijn van 5 jaar.

Verjaringstermijn voor de particuliere koper

Zoals we hiervoor al hebben aangegeven is er een verschil tussen de verjaringstermijn van facturen voor diensten en die van facturen voor producten. Heb je als particulier een factuur ontvangen voor een product, dan is de verjaringstermijn van deze factuur 2 jaar. Het gaat hierbij om de aanschaf van consumptiegoederen.

Facturen van de energieleverancier vallen hier bijvoorbeeld ook onder. Heb je een factuur ontvangen voor een dienst die je hebt afgenomen, zoals een verzekering of een krediet? Dan heeft deze factuur een verjaringstermijn van 5 jaar.

Als je hier advies voor nodig hebt kun je uiteraard bij een accountant aan de bel trekken.

Verjaringstermijn voor de zakelijke koper

Facturen die worden verzonden naar een zakelijke koper kennen in principe een standaard verjaringstermijn van 5 jaar. Deze termijn gaat pas in wanneer de op de factuur aangegeven betaaltermijn verstreken is. Wel komt het vaker voor dat er met zakelijke kopers overeenkomsten worden opgesteld. In deze overeenkomst kan een afwijkende verjaringstermijn zijn opgenomen.

Verjaringstermijn van een factuur verlengen

Bedrijven kunnen de verjaringstermijn van een factuur verlengen, maar dit kan ook niet eindeloos gedaan worden. Het Burgerlijk Wetboek geeft aan dat de verjaringstermijn van een factuur in de hoofdregel maximaal 20 jaar bedraagt. Dit betekent dat een bedrijf geen rechtszaak tegen de zakelijke of particuliere klant meer kan starten voor het opeisen van een betaling wanneer de verjaringstermijn van 20 jaar is verstreken. Bedrijven kunnen niet zomaar een brief sturen naar een (voormalig) klant om aan te geven dat de verjaringstermijn wordt verlengd. Om de verjaringstermijn van een factuur te verlengen is het nodig om de factuur te stuiten.

Een factuur stuiten

Een factuur verjaart dus na 2 of 5 jaar, afhankelijk van de situatie. Het is vanzelfsprekend dat bedrijven niet willen dat facturen verjaren. Het gaat in de meeste gevallen toch om geld waar zij nog altijd recht op hebben. Zeker als het gaat om grotere bedragen zal er dan ook worden geprobeerd om de verjaringstermijn van de factuur te verlengen. Dit moet gebeuren door de factuur te stuiten. Een factuur stuiten zorgt ervoor dat de verjaringstermijn van de factuur weer helemaal opnieuw begint. Hierdoor wordt de verjaringstermijn dus verlengd met 2 of 5 jaar.

Hoe moeten bedrijven een factuur stuiten?

Een factuur stuiten is eigenlijk heel eenvoudig. Het is niet meer dan een debiteur, particulier of zakelijk, herinneren aan de openstaande vordering. Het bedrijf kan een gewone herinnering van de factuur sturen, maar ook het sturen van een aanmaning of een dagvaarding behoort tot de mogelijkheden. Hierbij geldt wel dat het bedrijf zeker moet zijn dat de debiteur daadwerkelijk kennis heeft genomen van de herinnering, de aanmaning of de dagvaarding.

Wanneer de brief wordt teruggestuurd met de mededeling dat de betreffende persoon is verhuisd, bijvoorbeeld, dan heeft het bedrijf dus geen bewijs in handen dat de debiteur het schrijven heeft ontvangen. Ook is het belangrijk dat de debiteur de herinnering, in welke vorm dan ook, ontvangt vóór het verstrijken van de verjaringstermijn van de factuur.

Bewijs van kennisneming

Als bedrijf heb je dus een bewijs nodig dat de debiteur daadwerkelijk aan de openstaande factuur is herinnerd vóórdat de factuur is verjaard. Hier zijn meerdere mogelijkheden toe. Op de eerste plaats kun je ervoor kiezen om de herinnering per aangetekende post te versturen. Je hebt dan bewijs in handen dat de debiteur het schrijven in elk geval heeft aangenomen. Je hebt geen bewijs nodig dat de debiteur de brief ook daadwerkelijk heeft gelezen, want dit is de verantwoording van de debiteur.

Stuur je een herinnering per reguliere post en reageert de debiteur hierop? Dan kan deze reactie ook worden gebruikt als bewijs van kennisneming, ook als de debiteur laat weten niet van plan te zijn de factuur te voldoen. Dit geeft aan dat de debiteur kennis heeft genomen van de openstaande factuur en dit is voldoende om de verjaringstermijn opnieuw in te laten gaan. Heb je als bedrijf geen bewijs dat de debiteur kennis heeft genomen van de openstaande factuur vóór het verstrijken van de verjaringstermijn? Dan wordt het in de meeste gevallen erg lastig om de factuur toch nog betaald te krijgen.

Kees Lamper
Laatste berichten van Kees Lamper (alles zien)

Aanbevolen artikelen